Internes Kontroll- und Risikomanagementsystem im Hinblick auf den Konzernrechnungslegungsprozess
Die Korrektheit und Verlässlichkeit der Rechnungslegungsprozesse und der Finanzberichterstattung und damit die Erstellung eines regelkonformen Jahresabschlusses und Lageberichts sowie Konzernabschlusses und Konzernlageberichts wird durch eine Vielzahl von Maßnahmen und interne Kontrollen sichergestellt. Insbesondere der in der Regel vierstufige Berichtsprozess sichert eine intensive Erörterung und Kontrolle. Auf jeder Berichtsebene (lokale Einheit, Region, Unternehmensbereich, Konzern) werden die Finanzdaten und Kennzahlen erörtert und regelmäßig auf Monats- und Quartalsbasis mit den Vorjahreszahlen, den Budgetwerten und der aktuellen Hochrechnung verglichen. Zusätzlich werden alle Sachverhalte, Annahmen und Schätzungen, die eine relevante Auswirkung auf die extern berichteten Konzern- und Segmentzahlen haben, intensiv mit den Abteilungen besprochen, die für die Erstellung des Jahres- und Konzernabschlusses zuständig sind. Quartalsweise werden diese Vorgänge im Prüfungs- und Corporate-Governance-Ausschuss des Aufsichtsrats erörtert.
Das interne Kontrollsystem für die Finanzberichterstattung von Fresenius Medical Care hat zum Ziel, die Einhaltung der Rechnungslegungsvorschriften sicherzustellen und enthält Richtlinien sowie Anweisungen, die
- das Führen von Aufzeichnungen regeln, um die richtige und ordnungsgemäße Darstellung von Transaktionen zu garantieren,
- das Führen von Aufzeichnungen festlegen, um die Veräußerung von Vermögensgegenständen in hinreichendem Detail zu gewährleisten,
- hinreichende Sicherheit gewährleisten, dass die Transaktionen von Fresenius Medical Care in erforderlicher Weise aufgezeichnet werden, damit auf dieser Basis der Abschluss in Übereinstimmung mit den Rechnungslegungsgrundsätzen erstellt werden kann,
- gewährleisten, dass die Erfassung von Erträgen und Aufwendungen nur nach Genehmigung des Managements erfolgen (Vier-Augen-Prinzip),
- hinreichende Sicherheit bieten in Hinblick auf die Vermeidung oder die rechtzeitige Aufdeckung von unerlaubtem Erwerb sowie unerlaubter Nutzung oder Veräußerung von Vermögensgegenständen des Konzerns, die eine erhebliche Auswirkung auf den Abschluss der Gesellschaft beziehungsweise des Konzerns haben könnten.
Weitere grundlegende Faktoren, die eine zuverlässige Finanzberichterstattung und die ordnungsgemäße Erfassung von Transaktionen in der Buchhaltung sicherstellen, sind Kontrollmechanismen – beispielsweise systemtechnische und manuelle Abstimmungen – sowie die Trennung bestimmter Personalfunktionen, um möglichen Interessenskonflikten vorzubeugen. Zusätzlich tragen die vom Management durchgeführten Bewertungen dazu bei, dass Risiken mit direktem Einfluss auf die Finanzberichterstattung identifiziert werden und Kontrollen zur Risikominimierung eingerichtet sind. Darüber hinaus erörtern wir Änderungen der Rechnungslegungsvorschriften kontinuierlich und schulen die mit der Finanzberichterstattung betrauten Mitarbeiter entsprechend regelmäßig und umfassend.
Fresenius Medical Care hat in seinen Regionen umfassende Qualitätsmanagementsysteme und ein Compliance-Programm implementiert. Dadurch wollen wir gewährleisten, dass unsere Geschäftsaktivitäten an anerkannten Standards sowie lokalen Gesetzen und Verordnungen ausgerichtet sind. Teil des Compliance-Programms ist der Unternehmenskodex, der in allen Regionen implementiert ist. Er bestärkt die Mitarbeiter weltweit darin, sich sowohl innerhalb des Konzerns als auch den Patienten, externen Partnern und der Öffentlichkeit gegenüber stets professionell und verantwortungsvoll zu verhalten sowie die lokalen Gesetze und unternehmenseigenen Standards stets zu beachten. Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt „Compliance“.